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title: "Copilot e Gemini sui documenti aziendali: dove vanno, e chi li può vedere?"
description: "Copilot e Gemini leggono posta e documenti dell’azienda: che cosa scrivono Microsoft e Google su addestramento, permessi, ricerche sul web e conservazione."
url: https://csidia.com/note-operative/copilot-gemini-documenti-aziendali-dove-vanno-chi-li-vede/
lang: it
date: 2026-10-27
label: "Sicurezza"
publisher: CSIDIA S.r.l. (https://csidia.com/)
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# Copilot e Gemini sui documenti aziendali: dove vanno, e chi li può vedere?

Se in azienda usate Microsoft 365 o Google Workspace e state per accendere l’intelligenza artificiale per tutti, Copilot di Microsoft o Gemini di Google, la domanda da farsi non è se scrive bene. È dove vanno i documenti mentre lavora, e quali documenti potrà vedere ciascun collega. Le risposte le danno i fornitori stessi, nelle loro pagine sulla privacy.

## Non addestrano, ma il modello gira da loro

Tutti e due escludono l’uso dei vostri contenuti per addestrare i modelli. Microsoft: «Prompts, responses, and data accessed through Microsoft Graph aren’t used to train foundation LLMs, including those used by Microsoft Copilot», *le richieste, le risposte e i dati letti dai vostri archivi, cioè posta, documenti e chat, non servono ad addestrare i modelli di base*. Google: «Your content is not human reviewed or otherwise used for Generative AI model training outside your domain without permission», *i vostri contenuti non sono letti da persone né usati per addestrare modelli fuori dal vostro dominio, senza permesso*.

Sono impegni seri. Ma dicono che cosa il fornitore non fa con i documenti, non dove vanno: il modello gira sui suoi server, e per rispondere i documenti ci passano. Per i clienti europei, precisa Microsoft, le chiamate al modello restano dentro il confine europeo dei dati, con alcune eccezioni, come le ricerche sul web che vediamo sotto.

## L’AI vede tutto quello che vede chi la usa

Il punto più pratico è un altro. Microsoft scrive che Copilot «only surfaces organizational data to which individual users have at least view permissions»: *mostra solo i dati che ogni utente ha almeno il permesso di vedere*. Google dice lo stesso: se l’utente non ha accesso a un documento o a una mail, Gemini non li recupera.

È una protezione, ma sposta tutto sui permessi, che Microsoft stessa chiede di curare. Una cartella condivisa anni fa con tutta l’azienda, magari con un’offerta riservata o un elenco di stipendi, finora non la cercava nessuno. Con un assistente che cerca per voi, basta una domanda.

## Dove i dati escono dal confine

- **Le ricerche sul web di Copilot.** Quando un’informazione dal web migliora la risposta, Copilot manda a Bing, il motore di ricerca di Microsoft, poche parole tratte dalla domanda e a volte dal documento aperto: niente documenti interi, niente nome di chi chiede. Ma quelle parole dicono molto. Nell’esempio di Microsoft, una domanda su una possibile acquisizione della società Fabrikam diventa le ricerche «Fabrikam strategy» e «Fabrikam financials». E per queste ricerche, scrive Microsoft, il contratto sui dati non vale: «The Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA) doesn’t apply to the use of generated web search queries». Valgono altri impegni scritti nelle condizioni dei prodotti, come niente pubblicità e niente addestramento, ma per quelle ricerche Microsoft è titolare del trattamento: non lavora per conto vostro. Non vale neanche il confine europeo. Se l’amministratore non imposta la regola apposita, di norma la ricerca sul web è disponibile per tutti. Google, per Gemini in Workspace, scrive invece che le ricerche si fanno sul suo indice interno del web, dentro i confini di sicurezza di Workspace.
- **Le copie con regole proprie.** Gemini Notebook, l’ex NotebookLM, resta sotto il contratto sui dati di Workspace, ma quando si caricano file da Drive ne fa una copia propria, e Google precisa: «Your organization’s file sharing and data region settings do not apply to data in Gemini Notebook», *le regole di condivisione e di regione dei dati dell’organizzazione non valgono per quei dati*.

## Quanto restano, e chi decide il modello

Le conversazioni restano. Copilot conserva la richiesta e la risposta, «including citations to any information used to ground Copilot’s response», *con i riferimenti alle informazioni usate*. Per Gemini in Workspace Google indica una conservazione da 90 giorni a senza limite, decisa dall’amministratore. Dentro possono esserci pezzi dei vostri documenti.

E il modello è loro: «The AI models that power Microsoft Copilot are regularly updated and enhanced», *i modelli di Copilot vengono aggiornati e migliorati regolarmente*. Per i lavori larghi, una mail da scrivere o una riunione da riassumere, va bene. Per i documenti che non devono uscire, e per i lavori che si ripetono sempre uguali, c’è l’altra strada: un modello a pesi aperti su una macchina vostra, di cui decidete voi la versione, come abbiamo spiegato in [che cosa sono i modelli a pesi aperti](https://csidia.com/note-operative/modelli-pesi-aperti-cosa-sono-azienda-in-casa/). *E un modello così, addestrato sul vostro lavoro, su quel lavoro fa meglio dei grandi modelli generalisti*: le misure pubblicate lo sostengono, come abbiamo scritto in [un modello piccolo può battere i grandi modelli?](https://csidia.com/note-operative/modello-piccolo-addestrato-sul-compito-batte-grandi-modelli/).

## Come lo facciamo noi

Anche noi usiamo modelli in cloud, per esempio per scrivere queste note su fonti pubbliche. Ma il modello grande con cui leggiamo e analizziamo documenti è a pesi aperti, della famiglia Qwen, e la versione la teniamo noi: dal 14 ottobre 2026 la stessa revisione gira su un server NVIDIA GB300 e su una nostra workstation con due schede NVIDIA RTX PRO 6000.

## Prima di accenderlo per tutti

1. **I permessi.** Cercate le cartelle e i siti condivisi con tutta l’azienda o con un link aperto, e chiudete quelli che non devono esserlo.
2. **La ricerca sul web.** Decidetela voi, per gruppi di persone: per chi lavora su acquisizioni, gare o brevetti, meglio spenta.
3. **Le funzioni che portano i dati altrove.** Strumenti che fanno copie dei file, modelli di altri fornitori: accesi solo dopo aver letto le condizioni.
4. **La durata delle conversazioni.** Decidetela voi, come per la posta.
5. **I documenti che non devono uscire**, per contratto o per segreto: a un modello che gira su una macchina che controllate.

Se state per accendere Copilot o Gemini e alcuni documenti non devono uscire dall’azienda, il passo è uno: [scriveteci quali documenti devono restare in casa e chi li usa](https://csidia.com/contatti/).

*Scritto con l’aiuto dell’AI e verificato da CSIDIA.*

## Fonti

- [Microsoft Learn, «Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot»: addestramento, permessi, conservazione, confine europeo dei dati e aggiornamento dei modelli](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-privacy)
- [Microsoft Learn, «Data, privacy, and security for web search in Microsoft Copilot and Microsoft Copilot Chat»](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/manage-public-web-access)
- [Google Workspace, «Generative AI in Google Workspace Privacy Hub»: addestramento, accessi, conservazione, Gemini Notebook](https://knowledge.workspace.google.com/admin/generative-ai/generative-ai-in-google-workspace-privacy-hub)

Nota di CSIDIA S.r.l. (Vignola, MO): https://csidia.com/note-operative/copilot-gemini-documenti-aziendali-dove-vanno-chi-li-vede/ · Chi siamo e che cosa facciamo: https://csidia.com/in-breve/ · engagement@csidia.com