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title: "Riunioni trascritte dall’AI con Teams o Zoom: dove finisce quello che si dice, e chi lo legge?"
description: "Trascrizione e riassunto automatico delle riunioni: dove restano audio e testo in Teams e Zoom, che cosa vieta l’AI Act e quando conviene farlo in casa."
url: https://csidia.com/note-operative/riunioni-trascritte-ai-teams-zoom-dove-finisce/
lang: it
date: 2026-11-06
label: "AI operativa"
publisher: CSIDIA S.r.l. (https://csidia.com/)
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# Riunioni trascritte dall’AI con Teams o Zoom: dove finisce quello che si dice, e chi lo legge?

Se in azienda qualcuno ha già acceso il riassunto automatico delle riunioni, o ve lo sta chiedendo, la comodità si vede subito: niente verbale da scrivere, le cose da fare elencate alla fine. Prima di dire sì, però, conviene sapere dove finisce quello che si dice: prezzi, trattative, un problema con un cliente, un giudizio su un collega. Per riassumere una riunione l’AI deve prima trasformare la voce in testo, e quel testo da qualche parte resta.

## Come funziona, in tre passi

Prima un modello trasforma l’audio in testo, con il nome di chi parla. Poi un modello linguistico legge il testo e scrive il riassunto, o risponde alle domande. Infine qualcosa si salva: la trascrizione, il riassunto, a volte la registrazione. Con un servizio in cloud tutti e tre i passi avvengono sui server del fornitore. Le domande sono tre: dove si salva, per quanto tempo, e chi lo può leggere.

## Teams: di base la trascrizione si salva

In Microsoft Teams la trascrizione resta nello spazio cloud dell’azienda: «Transcripts are stored together with meeting recordings in OneDrive and SharePoint storage», *le trascrizioni si salvano insieme alle registrazioni, in OneDrive e SharePoint*. E dopo la riunione la rilegge chi ha partecipato: «Participants can view the transcript after the meeting along with timestamps and speaker attribution», *con l’ora e il nome di chi parla*.

[Copilot](https://csidia.com/note-operative/copilot-gemini-documenti-aziendali-dove-vanno-chi-li-vede/) si usa in due modi. Nel primo la trascrizione si conserva, e Copilot risponde anche dopo la riunione. Nel secondo si usa solo durante, e Microsoft scrive che questo modo «relies on speech-to-text audio processing data that isn't saved after the meeting or event ends», *si basa su dati di trascrizione che non vengono salvati alla fine della riunione*. Anche così, avverte, domande e risposte a Copilot possono essere conservate se le regole di archiviazione dell’azienda lo prevedono.

Il punto è la scelta di partenza. Fra le impostazioni dell’amministratore, quella che chiede la trascrizione salvata, «On with saved transcript required», è indicata con «This is the default value», *è il valore predefinito*; e con quella impostazione chi organizza la riunione non può scegliere il secondo modo.

## Zoom: più modelli, anche di altri

Per il suo assistente Zoom descrive un approccio con più fornitori di modelli: i suoi, e quelli di Anthropic, OpenAI e Google. E scrive: «Organizations using the Federated Approach should evaluate data routing implications, as AI processing may occur across multiple third-party environments», *chi lo usa dovrebbe valutare dove passano i dati, perché l’elaborazione può avvenire presso più terzi*. Per gli account ospitati nell’Unione europea Zoom usa invece modelli di terzi su istanze gestite da lui, senza mandare i dati ai produttori dei modelli, oppure, a scelta, solo i suoi. Dichiara che non usa audio, video e chat dei clienti per addestrare i modelli, suoi o di terzi. E anche Zoom permette di fare il riassunto senza conservare la trascrizione, se l’amministratore spegne e blocca l’impostazione.

Poi ci sono le app per gli appunti che entrano nella riunione come un partecipante in più: ricevono l’audio, e dove lo portano lo dicono i loro termini, non quelli di Teams o di Zoom.

## Le regole che contano

- **Chi partecipa va informato.** Una trascrizione con i nomi di chi parla contiene dati personali di chi partecipa, anche degli ospiti esterni. Il GDPR chiede di dire che cosa se ne fa «nel momento in cui i dati personali sono ottenuti» (art. 13): all’inizio della riunione, non dopo. Per chi lavora con voi valgono anche le regole che abbiamo raccolto in [si può usare l’AI sui dati dei dipendenti?](https://csidia.com/note-operative/ai-dati-dipendenti-cosa-vietato-23-ottobre/)
- **Le emozioni non si misurano.** Dal 2 febbraio 2025 l’AI Act vieta l’uso di sistemi di AI per «inferire le emozioni di una persona fisica nell'ambito del luogo di lavoro» (art. 5, paragrafo 1, lettera f)), salvo motivi medici o di sicurezza. Gli orientamenti della Commissione europea fanno proprio l’esempio delle riunioni: «Sono vietati i sistemi di IA che monitorano il tono emotivo nei gruppi di lavoro ibridi identificando e inferendo le emozioni dalla voce e dalle immagini delle videochiamate ibride» (punto 254).

## Si può fare in casa

Per la trascrizione ci sono [modelli a pesi aperti](https://csidia.com/note-operative/modelli-pesi-aperti-cosa-sono-azienda-in-casa/) fatti apposta. Un esempio è Whisper, il modello di trascrizione pubblicato da OpenAI: «Whisper's code and model weights are released under the MIT License», *codice e pesi sono pubblicati con licenza MIT*. Nella versione più grande ha 1,55 miliardi di parametri e, secondo i suoi autori, chiede circa 10 GB di memoria sulla scheda grafica; la versione «turbo» circa 6.

Per avere un’idea: su una nostra workstation con due schede NVIDIA RTX PRO 6000 da 96 GB l’una gira, dal 14 ottobre 2026, il nostro modello grande a pesi aperti, con circa 180 miliardi di parametri in tutto. Un modello di trascrizione come Whisper occupa una piccola parte di una sola scheda. Audio, trascrizione e riassunto possono restare su una macchina vostra, e per quanto tempo lo decidete voi.

Un modello aperto si può anche rifinire sul vostro lessico: nomi dei prodotti, sigle di reparto, nomi dei clienti. *Un modello a pesi aperti, addestrato sul vostro lavoro, su quel lavoro fa meglio dei grandi modelli generalisti, e resta in casa vostra.* E per il verbale vale la regola più semplice: *l’AI prepara, una persona firma*.

## Che cosa fare questa settimana

1. Decidete quali riunioni non si trascrivono in cloud: consiglio di amministrazione, trattative, personale, progetti nuovi.
2. Nelle impostazioni di Teams o di Zoom controllate se la trascrizione si salva, dove, per quanto tempo e chi la vede. Se basta il riassunto, sceglietelo senza trascrizione salvata.
3. Fate l’elenco delle app per gli appunti che entrano nelle vostre riunioni, e leggete dove portano l’audio.
4. Spegnete ogni funzione che, dalla voce o dalle immagini, dice com’è l’umore dei partecipanti.

Se volete il verbale scritto dall’AI per le riunioni che non devono uscire, il passo è uno: [scriveteci quali riunioni sono](https://csidia.com/contatti/).

*Scritto con l’aiuto dell’AI e verificato da CSIDIA.*

## Fonti

- [Microsoft Learn, «Manage Microsoft Copilot in Teams meetings and events»](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/copilot-teams-transcription)
- [Microsoft Learn, «Admins- Manage transcription and captions for Teams meetings»](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/meeting-transcription-captions)
- [Zoom, AI Whitepaper, «Models, Processing, Storage, and Usage»](https://library.zoom.com/ai/ai-whitepaper/models-processing-storage-and-usage)
- [Commissione europea, orientamenti sulle pratiche di IA vietate, C(2025) 5052, punto 254 (PDF)](https://ec.europa.eu/newsroom/dae/redirection/document/118653)
- [OpenAI, Whisper: codice, modelli e licenza (GitHub)](https://github.com/openai/whisper)

Nota di CSIDIA S.r.l. (Vignola, MO): https://csidia.com/note-operative/riunioni-trascritte-ai-teams-zoom-dove-finisce/ · Chi siamo e che cosa facciamo: https://csidia.com/in-breve/ · engagement@csidia.com