IT EN DE
Erprobung

Lösungen · Governance von KI-Systemen

Systeme, Daten und Entscheidungen in einem Modell. Erst dann lässt sich steuern.

Wir bauen das operative Modell dessen, was KI tatsächlich berührt: welche Systeme, auf welchen Daten, mit welchen Entscheidungen und in wessen Händen. Hier wenden wir es auf die Pflichten der KI-Verordnung an; dieselbe Übersicht steuert eine Anwendungslandschaft oder eine Lieferkette, die mit KI nichts zu tun hat. Die Entscheidungen bleiben bei Menschen und werden protokolliert, und in der Umgebung bleibt ein Werkzeug, das die Beschäftigten auch nutzen.

Prüfstempel auf einem aufgeschlagenen Gesetzestext, abgelegt auf einer bedruckten Seite

Was nicht erfasst ist, lässt sich nicht steuern.

Vor der Vorschrift steht ein Sachverhalt: Keine Geschäftsführung weiß, wie viele KI-Systeme bereits laufen, auf welchen Daten und mit welchen Entscheidungen dazwischen. Viele dieser Funktionen kommen bereits eingeschaltet ins Haus, in Fachanwendungen, Personalsoftware und Bürowerkzeugen, und niemand hat sie je gezählt. Dort beginnt unsere Arbeit: ein einziges Modell aus Systemen, verarbeiteten Daten, Rollen und Entscheidungen, laufend gepflegt statt einmal fotografiert. Auf diesem Modell lesen sich die Pflichten von selbst. Artikel 4 der KI-Verordnung — Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz — verlangt von Anbietern und Betreibern Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihres Personals. Betreiber ist jede Organisation, die KI-Systeme einsetzt, nicht nur, wer sie herstellt. Seit dem 27. Juli 2026 gilt der Artikel in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744: Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen, müssen aber für niemanden ein bestimmtes Niveau garantieren. Aus einer Ergebnispflicht ist eine Handlungspflicht geworden. Die nationale Durchführung — in Deutschland das Gesetz zur Marktüberwachung und Innovationsförderung von künstlicher Intelligenz (KI-MIG) — betrifft vor allem die Marktüberwachung und ändert daran nichts. Was eine Prüfung zuerst sehen will, sind die Richtlinie und die Schulungsnachweise: Fehlen sie, fehlt der Beleg.

Unterdessen ist KI längst im Haus, meist ohne Freigabe. Mehrere Erhebungen kommen zum selben Bild: In den meisten Unternehmen nutzt mehr als die Hälfte derer, die bei der Arbeit KI einsetzen, dafür nicht freigegebene private Konten, und meldet es überwiegend nicht. Ein vollständiges Verbot verringert das nicht, es verschiebt es auf das private Telefon. Jede Preisliste, jeder Vertrag und jede Codezeile, die in einen öffentlichen Chatbot kopiert wird, schwächt den Schutz als Geschäftsgeheimnis — geschützt ist nur, was den Umständen nach angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen unterliegt (§ 2 Nr. 1 Buchst. b GeschGehG) — und erzeugt eine Verarbeitung, die der Verantwortliche weder kennt noch steuert (Artikel 24 und 32 DSGVO). Das Modell, das darauf antwortet, unterscheidet sich nicht von dem, mit dem sich eine Anwendungslandschaft, eine Lieferkette oder ein Fuhrpark steuern lässt: Was wechselt, ist der erfasste Gegenstand, nicht der Mechanismus.

Lösungen

Wie Ordnung entsteht.

01

Inventar dessen, was im Einsatz ist.

Gemeldete und nicht gemeldete Systeme, einschließlich der KI-Funktionen, die in ERP-, HR- und Office-Software bereits eingebaut sind. Ausgangspunkt sind die Fakten, nicht das Organigramm.

02

Rollen, Risiko, Pflichten.

Je System: Sind Sie Anbieter oder Betreiber im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689, welche Risikoklasse, welche Daten werden verarbeitet, welche Pflichten und welche Fristen folgen daraus.

03

Richtlinie, Schulung, Nachvollziehbarkeit.

Eine Übersicht der zugelassenen Werkzeuge je Datenklasse, schriftliche und unterzeichnete Verbote, ein Schulungsnachweis, die Protokollierung KI-gestützter Entscheidungen und eine regelmäßige Überprüfung.

04

Die freigegebene Alternative.

Eine dedizierte, geschlossene KI, vom offenen Web getrennt: Betrieb in Ihrer eigenen Infrastruktur (On-Premises) oder dedizierte Cloud in einem Rechenzentrum in Italien. Ohne ein Werkzeug, das die Beschäftigten tatsächlich nutzen, wird die Richtlinie umgangen.

Ein Beispiel, Schritt für Schritt.

Musterfall, kein realer Kunde. Ein Dienstleistungsunternehmen mit 600 Beschäftigten und ohne schriftliche KI-Richtlinie. Die Geschäftsführung schätzt „ein paar Dutzend Leute, die einen öffentlichen Chatbot nutzen“; in diesem Beispiel käme die Bestandsaufnahme auf 34 verschiedene Werkzeuge in neun Fachbereichen — einundzwanzig davon nie freigegeben, acht davon KI-Funktionen, die in Software bereits eingeschaltet sind, die für etwas anderes gekauft wurde.

  1. 01

    Bestandsaufnahme der Werkzeuge.

    Ausgangspunkt wären die Fakten: Datenverkehr zu KI-Diensten, Lizenzen im Bestand, KI-Funktionen in ERP- und HR-Software, dazu eine anonyme Befragung der Beschäftigten. In zwei Wochen stünde die Liste, mit der Angabe, wer was wofür nutzt.

  2. 02

    Risiko und berührte Daten.

    Je Werkzeug würde festgelegt, ob Sie Anbieter oder Betreiber sind, in welche Risikoklasse es fällt und welche Daten es verarbeitet. Dabei träten die drei oder vier Fälle hervor, auf die es ankommt — dort, wo Preislisten, Verträge oder personenbezogene Daten hineingehen. Alles andere würde in der Reihenfolge nach hinten rücken.

  3. 03

    Richtlinie und Schulung.

    Die Richtlinie hielte fest, was je Datenklasse zulässig ist, was verboten ist und wie ein neues Werkzeug beantragt wird; sie würde unterzeichnet, datiert und bekanntgegeben. Die Schulungen hinterließen Unterlagen, Termine und Teilnahmelisten — der materielle Beleg, den Artikel 4 verlangt.

  4. 04

    Das interne Werkzeug geht in Betrieb.

    Ein dediziertes, geschlossenes Werkzeug — On-Premises oder in dedizierter Cloud in Italien — täte dasselbe, was die Beschäftigten bisher außerhalb getan haben: zusammenfassen, umformulieren, in internen Dokumenten suchen. Zusätzlich sähe es die Unterlagen des Unternehmens, die ein öffentlicher Dienst nicht kennt. Es ginge Fachbereich für Fachbereich in Betrieb.

  5. 05

    Regelmäßige Überprüfung.

    Alle sechs Monate würde die Bestandsaufnahme wiederholt und mit der Richtlinie abgeglichen. Erschiene ein neues Werkzeug, entschiede die Geschäftsführung, ob sie es zulässt, ersetzt oder untersagt: Die Entscheidung bleibt bei Menschen, das System zeigt nur, was sich geändert hat.

In diesem Musterfall hätte die Geschäftsführung nach einem Quartal die Unterlagen zur Hand: Inventar mit Rolle und Risikoklasse, unterzeichnete Richtlinie, Schulungsnachweis, Protokollierung KI-gestützter Entscheidungen. Der Zeitraum ist an einem Musterfall geschätzt, keine Zusage. Auch das Verhalten würde sich ändern — in diesem Beispiel ginge die Nutzung privater Konten zurück, weil das interne Werkzeug nützlicher ist, nicht weil ein weiteres Verbot dazugekommen wäre. Preislisten, Verträge und personenbezogene Daten verließen die kontrollierte Umgebung zu keinem Zeitpunkt.

Illustratives Beispiel an einem Musterfall: Die Annahmen werden an Ihren eigenen Daten neu kalibriert.

Was Ihnen am Ende vorliegt.

  • Ein Inventar der eingesetzten KI-Systeme mit Rolle (Anbieter oder Betreiber) und Risikoklasse, Schatten-KI eingeschlossen.
  • Eine mit Ihnen geschriebene KI-Richtlinie, unterzeichnet und bekanntgegeben: zugelassene Werkzeuge je Datenklasse, ausdrückliche Verbote, ein Weg, neue Werkzeuge zu beantragen.
  • Ein prüfbarer Schulungsnachweis — Unterlagen, Termine, Teilnahmelisten —, der materielle Beleg, den Artikel 4 verlangt.
  • Unterlagen, die für eine Prüfung oder ein Vergabeverfahren bereitliegen: Rollen, Folgenabschätzungen, Klauseln für die Leistungsbeschreibung und die Fragen an den Anbieter eines KI-Modells mit allgemeinem Verwendungszweck.
  • Ein freigegebenes KI-Werkzeug im kontrollierten Bereich, mit Nachvollziehbarkeit von Eingaben, Antworten und KI-gestützten Entscheidungen.

Wer dieses Problem hat.

  • Geschäftsführungen und Aufsichtsgremien, die für den Einsatz von KI einstehen, ohne zu wissen, wie viel davon bereits im Haus ist.
  • IT und Sicherheit, die Datenverkehr zu nicht freigegebenen KI-Diensten sehen und keine Alternative anzubieten haben.
  • Recht, Compliance und Datenschutzbeauftragte, die KI-Kompetenz, Rollen und Nachvollziehbarkeit in einer Prüfung belegen müssen.
  • Öffentliche Auftraggeber und Bieter, die KI-Anforderungen in die Leistungsbeschreibung fassen und im Vergabeverfahren belegen müssen.

Zwei Betriebsmodelle.

On-Premises, in Ihrer eigenen Infrastruktur

Die KI läuft auf einer Infrastruktur, die Sie bereits kontrollieren. Die Dokumente überschreiten die Grenze Ihres Netzes nicht, und die Administration bleibt bei Ihrer IT.

Dedizierte Cloud, Rechenzentrum in Italien

Eine Umgebung, die einem einzigen Kunden vorbehalten ist: dediziertes VPN, Rechenzentrum in Italien und damit in der EU, in direkt betreuten Räumlichkeiten. Keine gemeinsame Nutzung mit anderen Kunden.

In beiden Fällen sind die Modelle dediziert und geschlossen, vom offenen Web getrennt: Nichts, was sie lesen, fließt in Dienste Dritter. Es sind Open-Weight-Modelle; die Kopie der Gewichte liegt in der Umgebung, in der das Modell läuft. Die eingesetzte Version wechselt dann, wenn Sie es entscheiden.

Wem die Hardware gehört und wem das Modell

Häufige Fragen.

  • Ist eine KI-Richtlinie im Unternehmen wirklich gesetzlich vorgeschrieben, und wer schreibt sie so, dass sie einer Prüfung standhält?

    Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 gilt seit dem 2. Februar 2025 und verlangt in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744 von Anbietern und Betreibern Maßnahmen, die die KI-Kompetenz des Personals fördern. Die Richtlinie ist das Mittel, mit dem sich diese Pflicht belegen lässt: zugelassene Werkzeuge je Datenklasse, schriftliche Verbote, ein Weg für neue Werkzeuge. Wir schreiben sie mit Ihnen; Unterzeichnung und Bekanntgabe bleiben bei der Geschäftsführung.

  • Sind wir Anbieter oder Betreiber im Sinne der KI-Verordnung, und welche Pflichten treffen uns tatsächlich?

    Die Einordnung erfolgt System für System, nicht auf Unternehmensebene: Je System werden Rolle, Risikoklasse, verarbeitete Daten und die daraus folgenden Fristen bestimmt. Das Inventar beginnt bei den Fakten — Datenverkehr zu KI-Diensten, Lizenzen im Bestand, KI-Funktionen, die in ERP- und HR-Software bereits eingeschaltet sind —, nicht beim Organigramm. Anbieter und Betreiber sind dabei im Sinne der KI-Verordnung gemeint, nicht im vergaberechtlichen Sinn.

  • Was müssen wir vertraglich von dem verlangen, der uns ein KI-Modell mit allgemeinem Verwendungszweck liefert?

    Technische Dokumentation des Modells, Informationen für alle, die es nachgelagert einbinden, eine Strategie zur Einhaltung des Urheberrechts, eine Zusammenfassung der für das Training verwendeten Inhalte und die Beteiligung am Praxisleitfaden der Kommission. Seit dem 2. August 2026 sind die Pflichten für Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck durchsetzbar; die Unterlagen existieren also. Fordern Sie sie schriftlich an und archivieren Sie die Antworten.

  • Wie belegen wir die KI-Kompetenz des Personals nach Artikel 4 der KI-Verordnung?

    Mit Unterlagen, Terminen und Teilnahmelisten. Das ist der materielle Beleg, den eine Prüfung nachvollziehen kann: Die Sitzungen hinterlassen einen Nachweis, die Richtlinie wird unterzeichnet und bekanntgegeben, die Bestandsaufnahme wird regelmäßig wiederholt. Ohne schriftliche Spur gilt die Pflicht als nicht erfüllt, auch wenn geschult wurde.

  • Brauchen wir für das KI-System, das wir einführen, eine Folgenabschätzung, und wer setzt sie auf?

    Das hängt von Rolle und Risikoklasse ab, die das Inventar bestimmt. Wo eine erforderlich ist, überschneiden sich die Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO und die Grundrechte-Folgenabschätzung nach Artikel 27 der KI-Verordnung weitgehend; beide lassen sich aus einer Analyse erzeugen. Wir setzen sie auf; die Freigabe bleibt bei denen, die für die Entscheidung einstehen.

Vor der Entscheidung zu lesen.

Die verlinkten Betriebsnotizen sind auf Englisch.

Weitere Lösungen

KI-gestützte Dokumentenprüfung Datenklassifizierung und Sicherheitsarchitektur Analyse vertraulicher Daten

Der erste Schritt

Ab der ersten Woche im Betrieb.

Ein realer Anwendungsfall, auf Ihren Daten, im Produktivbetrieb. Danach wächst der Umfang, Woche für Woche.

30 Minuten Videocall kostenlos
Erprobung im Betrieb starten

Das Buchungsformular ist auf Englisch. Auf Deutsch genügt eine E-Mail an engagement@csidia.com.

Am Anfang steht ein Gespräch mit einem Ansprechpartner von CSIDIA. Die Daten bleiben bei Ihnen, immer.