Un comune può usare l’AI su pratiche, delibere e PEC? Che cosa chiede la legge

Se guidate gli uffici di un comune, di un’unione o di una società partecipata e pensate di far leggere all’intelligenza artificiale le PEC in arrivo, le pratiche da istruire o l’archivio delle delibere, la legge vi ha già dato le regole di fondo. L’AI si può usare. L’atto, però, resta di una persona, e chi lo riceve deve poter sapere come l’AI è stata usata.

La legge 132/2025: supporto, non decisione

Dal 10 ottobre 2025 l’articolo 14 della legge 132/2025 dice che le pubbliche amministrazioni usano l’AI per lavorare meglio e più in fretta, «assicurando agli interessati la conoscibilità del suo funzionamento e la tracciabilità del suo utilizzo». L’AI lavora «in funzione strumentale e di supporto all’attività provvedimentale», e la persona «resta l’unica responsabile dei provvedimenti e dei procedimenti in cui sia stata utilizzata l’intelligenza artificiale». Il comma 3 chiede all’ente «misure tecniche, organizzative e formative» per un uso responsabile.

Tre parole, tre compiti:

conoscibilità: il cittadino deve poter sapere che l’AI c’era e come funziona;
tracciabilità: l’ente deve poter ricostruire, anche a distanza di tempo, che cosa l’AI ha proposto su quella pratica;
responsabilità: firma il dirigente o il responsabile del procedimento, non il sistema.

La motivazione resta vostra

Ogni provvedimento, salvo gli atti normativi e generali, va motivato, e la motivazione deve indicare «i presupposti di fatto e le ragioni giuridiche che hanno determinato la decisione dell’amministrazione, in relazione alle risultanze dell’istruttoria» (legge 241/1990, art. 3). Se l’istruttoria l’ha preparata l’AI, i fatti li controlla chi firma: una sintesi sbagliata diventa un presupposto di fatto sbagliato. Un sì dato senza leggere non è una decisione, come abbiamo spiegato in chi decide davvero quando l’AI prepara e una persona approva.

Quando l’AI Act alza l’asticella

Smistare le PEC per ufficio, cercare un precedente fra le delibere, riassumere una pratica: di norma non sono fra gli usi ad alto rischio dell’AI Act. Anche un sistema elencato fra quelli ad alto rischio non lo è se non presenta un rischio significativo per le persone, per esempio perché esegue solo «un compito procedurale limitato» o «un compito preparatorio», senza influenzare in modo materiale la decisione; lo è sempre, però, se fa profilazione delle persone (art. 6, paragrafo 3).

Per un comune il caso più delicato è un altro: i sistemi usati da un’autorità pubblica per «valutare l’ammissibilità delle persone fisiche alle prestazioni e ai servizi di assistenza pubblica essenziali», e per concederli, ridurli, revocarli o recuperarli (allegato III, punto 5, lettera a). Contributi e agevolazioni alle persone, servizi sociali. Per questi sistemi gli obblighi di chi li usa valgono dal 2 dicembre 2027 (art. 113, nel testo modificato dal Regolamento (UE) 2026/1744). Da quel giorno l’ente deve, fra l’altro:

prima del primo uso, fare una valutazione d’impatto sui diritti fondamentali: tocca agli organismi di diritto pubblico e anche agli «enti privati che forniscono servizi pubblici», quindi a un comune e a una partecipata che gestisce un servizio pubblico (art. 27);
se è un’autorità pubblica, come un comune, registrare l’uso del sistema nella banca dati dell’Unione e controllare che il sistema vi sia registrato: se non lo è, non lo usa (art. 26, paragrafo 8);
informare le persone sulle quali il sistema aiuta a decidere (art. 26, paragrafo 11).

Per i sistemi già in uso prima del 2 dicembre 2027 gli enti pubblici hanno più tempo, salvo modifiche significative (art. 111, paragrafo 2).

Dove stanno i documenti

PEC e pratiche portano dati di cittadini, a volte sulla salute o sulle condizioni economiche. La stessa legge 132/2025 chiede allo Stato e alle autorità pubbliche di indirizzare le piattaforme di acquisto delle amministrazioni in modo che possano essere privilegiate le soluzioni che garantiscono «la localizzazione e l’elaborazione dei dati strategici presso data center posti nel territorio nazionale» (art. 5, comma 1, lettera d). Con un’AI che gira su una macchina dell’ente, nei suoi locali, la domanda su dove stanno i documenti ha una risposta sola.

E non è una rinuncia alla qualità: un modello a pesi aperti, rifinito sulle vostre pratiche e sul vostro modo di istruirle, su quel lavoro fa meglio dei grandi modelli generalisti, e resta in casa vostra (ne abbiamo scritto qui). Vale su quel compito, non in tutto, e va misurato sulle vostre pratiche prima di usarlo.

La tracciabilità: la nostra misura

C’è un motivo pratico per conservare ogni proposta dell’AI, e lo mostra una nostra prova. Il 14 ottobre 2026 abbiamo fatto le stesse domande al modello grande a pesi aperti che usiamo, tre volte su un server NVIDIA GB300 e tre volte su una nostra workstation, con la temperatura a 0, cioè chiedendogli di scegliere ogni volta la parola più probabile. Gli esiti, voce per voce, sono uguali nel 96% dei casi fra le due macchine, e nel 97-97,5% sulla stessa macchina.

Vuol dire che anche lo stesso modello, alla stessa domanda, qualche volta risponde in modo diverso. Per la tracciabilità non basta sapere quale sistema si usa: conviene conservare, pratica per pratica, che cosa il sistema ha letto e che cosa ha proposto, con la versione del modello. Con un modello che gira su una macchina vostra, la versione la decidete voi.

Che cosa fare questo mese

Fate l’elenco degli usi, ufficio per ufficio: che cosa fa l’AI (smista, cerca, riassume, propone) e su quali documenti.
Per ogni uso chiedetevi se incide sull’accesso a una prestazione o a un servizio. Se sì, mettete in calendario la valutazione d’impatto per il 2 dicembre 2027 e chiedete al fornitore la prova della registrazione.
Decidete che cosa si conserva nel fascicolo: documenti letti dall’AI, proposta, versione del modello, chi l’ha controllata.
Scrivete in una pagina pubblica dove e come l’ente usa l’AI, e tenete traccia della formazione di chi la usa.

Se il vostro ente sta valutando un’AI per pratiche, PEC o archivio, il passo è uno: scriveteci quale ufficio e su quali documenti.

Scritto con l’aiuto dell’AI e verificato da CSIDIA.