Copilot e Gemini sui documenti aziendali: dove vanno, e chi li può vedere?

Se in azienda usate Microsoft 365 o Google Workspace e state per accendere l’intelligenza artificiale per tutti, Copilot di Microsoft o Gemini di Google, la domanda da farsi non è se scrive bene. È dove vanno i documenti mentre lavora, e quali documenti potrà vedere ciascun collega. Le risposte le danno i fornitori stessi, nelle loro pagine sulla privacy.

Non addestrano, ma il modello gira da loro

Tutti e due escludono l’uso dei vostri contenuti per addestrare i modelli. Microsoft: «Prompts, responses, and data accessed through Microsoft Graph aren’t used to train foundation LLMs, including those used by Microsoft Copilot», le richieste, le risposte e i dati letti dai vostri archivi, cioè posta, documenti e chat, non servono ad addestrare i modelli di base. Google: «Your content is not human reviewed or otherwise used for Generative AI model training outside your domain without permission», i vostri contenuti non sono letti da persone né usati per addestrare modelli fuori dal vostro dominio, senza permesso.

Sono impegni seri. Ma dicono che cosa il fornitore non fa con i documenti, non dove vanno: il modello gira sui suoi server, e per rispondere i documenti ci passano. Per i clienti europei, precisa Microsoft, le chiamate al modello restano dentro il confine europeo dei dati, con alcune eccezioni, come le ricerche sul web che vediamo sotto.

L’AI vede tutto quello che vede chi la usa

Il punto più pratico è un altro. Microsoft scrive che Copilot «only surfaces organizational data to which individual users have at least view permissions»: mostra solo i dati che ogni utente ha almeno il permesso di vedere. Google dice lo stesso: se l’utente non ha accesso a un documento o a una mail, Gemini non li recupera.

È una protezione, ma sposta tutto sui permessi, che Microsoft stessa chiede di curare. Una cartella condivisa anni fa con tutta l’azienda, magari con un’offerta riservata o un elenco di stipendi, finora non la cercava nessuno. Con un assistente che cerca per voi, basta una domanda.

Dove i dati escono dal confine

Le ricerche sul web di Copilot. Quando un’informazione dal web migliora la risposta, Copilot manda a Bing, il motore di ricerca di Microsoft, poche parole tratte dalla domanda e a volte dal documento aperto: niente documenti interi, niente nome di chi chiede. Ma quelle parole dicono molto. Nell’esempio di Microsoft, una domanda su una possibile acquisizione della società Fabrikam diventa le ricerche «Fabrikam strategy» e «Fabrikam financials». E per queste ricerche, scrive Microsoft, il contratto sui dati non vale: «The Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA) doesn’t apply to the use of generated web search queries». Valgono altri impegni scritti nelle condizioni dei prodotti, come niente pubblicità e niente addestramento, ma per quelle ricerche Microsoft è titolare del trattamento: non lavora per conto vostro. Non vale neanche il confine europeo. Se l’amministratore non imposta la regola apposita, di norma la ricerca sul web è disponibile per tutti. Google, per Gemini in Workspace, scrive invece che le ricerche si fanno sul suo indice interno del web, dentro i confini di sicurezza di Workspace.
Le copie con regole proprie. Gemini Notebook, l’ex NotebookLM, resta sotto il contratto sui dati di Workspace, ma quando si caricano file da Drive ne fa una copia propria, e Google precisa: «Your organization’s file sharing and data region settings do not apply to data in Gemini Notebook», le regole di condivisione e di regione dei dati dell’organizzazione non valgono per quei dati.

Quanto restano, e chi decide il modello

Le conversazioni restano. Copilot conserva la richiesta e la risposta, «including citations to any information used to ground Copilot’s response», con i riferimenti alle informazioni usate. Per Gemini in Workspace Google indica una conservazione da 90 giorni a senza limite, decisa dall’amministratore. Dentro possono esserci pezzi dei vostri documenti.

E il modello è loro: «The AI models that power Microsoft Copilot are regularly updated and enhanced», i modelli di Copilot vengono aggiornati e migliorati regolarmente. Per i lavori larghi, una mail da scrivere o una riunione da riassumere, va bene. Per i documenti che non devono uscire, e per i lavori che si ripetono sempre uguali, c’è l’altra strada: un modello a pesi aperti su una macchina vostra, di cui decidete voi la versione, come abbiamo spiegato in che cosa sono i modelli a pesi aperti. E un modello così, addestrato sul vostro lavoro, su quel lavoro fa meglio dei grandi modelli generalisti: le misure pubblicate lo sostengono, come abbiamo scritto in un modello piccolo può battere i grandi modelli?.

Come lo facciamo noi

Anche noi usiamo modelli in cloud, per esempio per scrivere queste note su fonti pubbliche. Ma il modello grande con cui leggiamo e analizziamo documenti è a pesi aperti, della famiglia Qwen, e la versione la teniamo noi: dal 14 ottobre 2026 la stessa revisione gira su un server NVIDIA GB300 e su una nostra workstation con due schede NVIDIA RTX PRO 6000.

Prima di accenderlo per tutti

I permessi. Cercate le cartelle e i siti condivisi con tutta l’azienda o con un link aperto, e chiudete quelli che non devono esserlo.
La ricerca sul web. Decidetela voi, per gruppi di persone: per chi lavora su acquisizioni, gare o brevetti, meglio spenta.
Le funzioni che portano i dati altrove. Strumenti che fanno copie dei file, modelli di altri fornitori: accesi solo dopo aver letto le condizioni.
La durata delle conversazioni. Decidetela voi, come per la posta.
I documenti che non devono uscire, per contratto o per segreto: a un modello che gira su una macchina che controllate.

Se state per accendere Copilot o Gemini e alcuni documenti non devono uscire dall’azienda, il passo è uno: scriveteci quali documenti devono restare in casa e chi li usa.

Scritto con l’aiuto dell’AI e verificato da CSIDIA.