IT EN
Avvia una prova

Note operative Normativa

Manuale di conservazione: la scadenza di giugno è passata, il controllo AgID no

8 min di lettura

Primo piano della testina di lettura sospesa sopra il piatto metallico riflettente di un disco rigido aperto, con le viti del fermo centrale disposte in cerchio attorno al mozzo, fotografia in bianco e nero
La testina legge quello che il piatto porta oggi; se sia lo stesso dato di dieci anni fa lo dice un’altra carta, tenuta altrove.

Giugno 2026 è passato da due mesi, ed è il mese che il Piano triennale per l’informatica nella pubblica amministrazione, aggiornamento 2026, assegna a un solo compito: verificare che nell’area «Amministrazione trasparente» di ogni ente siano pubblicati il Manuale di conservazione e la nomina del Responsabile della conservazione. Non è un termine di legge — lo fissa un documento di programmazione di AgID — ma la sua assenza non passa inosservata: l’Agenzia sta chiudendo, entro dicembre, il monitoraggio su quel traguardo, mentre da gennaio un gruppo di lavoro interno riscrive le due regole che quel manuale dovrebbe rispettare, per allinearle al nuovo eIDAS 2. Le pubbliche amministrazioni sono quindi verificate su un testo che AgID stessa considera da aggiornare. E anche dove manuale e responsabile risultano regolarmente pubblicati, resta un problema che nessuno dei due documenti risolve da solo.

Le regole in vigore, e chi le scrive

Le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici non sono un atto qualsiasi. Lo stesso Codice dell’amministrazione digitale (d.lgs. 82/2005), all’art. 43, comma 1 (testo in vigore dal 27-1-2018), vi rinvia esplicitamente: «Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida». È l’art. 71 (in vigore dal 27-1-2018) ad affidare ad AgID il compito di adottarle: «Le Linee guida divengono efficaci dopo la loro pubblicazione nell’apposita area del sito Internet istituzionale dell’AgID e di essa ne è data notizia nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana». Quelle oggi vigenti sono il testo adottato con la Determinazione AgID n. 371/2021 del 17 maggio 2021, applicabile dal 1° gennaio 2022. Accanto c’è un secondo atto, meno noto: il Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici, adottato con Determinazione AgID n. 455/2021 del 25 giugno 2021 ai sensi dell’art. 34, comma 1-bis, lettera b), del CAD (in vigore dal 17-7-2020) — il comma che permette alla pubblica amministrazione di conservare i documenti informatici, alla lettera a), «all’interno della propria struttura organizzativa», oppure, alla lettera b), «affidandola, in modo totale o parziale, […] ad altri soggetti, pubblici o privati» in possesso dei requisiti fissati proprio da quelle Linee guida e da quel regolamento. Il CAD, all’art. 44, comma 1-ter (in vigore dal 17-7-2020), riassume l’obiettivo in cinque parole: il sistema di conservazione deve assicurare «caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità» dei documenti che custodisce.

Un target che il Piano fissa, non la legge

Il CAD non dice quando un ente deve avere pronto il proprio manuale: il termine è amministrativo, e lo scrive AgID nel Piano triennale, dentro l’obiettivo 3.3. Il documento distingue due traguardi in sequenza. Per il 2025: «Il 100% delle amministrazioni devono avere adottato il Manuale di gestione documentale, nominato il Responsabile della gestione documentale per ciascuna Area Organizzativa Omogenea (AOO)». Per il 2026, lo stesso «100%» si sposta sulla conservazione: «Il 100% delle amministrazioni devono avere adottato il Manuale di conservazione e nominato il Responsabile della conservazione». Entrambi gli atti vanno pubblicati in un’area dedicata dell’«Amministrazione trasparente» di ogni ente — non diversamente da come un’altra scadenza AgID di quest’anno nasce da un piano e non da una norma primaria. Il calendario operativo è altrettanto preciso: a giugno 2026 le PA dovevano avere verificato che quella pubblicazione esistesse davvero; a dicembre AgID completa — per la seconda volta nel biennio, dopo il 2025 sulla gestione documentale — il proprio monitoraggio sul target di conservazione. Siamo nella finestra in cui quel controllo si chiude.

Le stesse regole, già in revisione

Il 19 gennaio 2026 AgID ha adottato la Determinazione direttoriale n. 11/2026, che istituisce «un Gruppo di lavoro che provveda all’aggiornamento delle Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e del Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici» — cioè dei due atti appena descritti, non di uno soltanto. Il motivo sta in una premessa dell’atto: «RITENUTO necessario armonizzare le disposizioni presenti nel Regolamento (UE) 2024/1183 del Parlamento Europeo e del Consiglio, che modifica il Regolamento (UE) n.910/2014 (Reg. eIDAS), alle disposizioni normative di AgID in tema di gestione documentale e conservazione». In altre parole: eIDAS 2 ha già cambiato le regole europee sui servizi fiduciari qualificati — firma, sigillo, validazione temporale — e le regole italiane sulla conservazione, ferme al 2021, non sono ancora allineate. Il gruppo, dieci persone tutte interne all’Agenzia coordinate dalla dirigente dell’Area Qualificazione, regolazione, identità e portafoglio digitale, non ha una scadenza dichiarata nell’atto istitutivo. L’atto fissa anche il regime di lavoro: la partecipazione è a titolo gratuito, senza compenso né rimborso, e il coordinatore può disporre l’audizione di esperti esterni e di portatori di interessi in qualsiasi fase. Dieci funzionari interni, nessuna spesa, nessun termine. Anche le due tappe del Piano hanno un codice proprio: CAP3.PA.18 la verifica di giugno, a carico delle amministrazioni; CAP3.31 il monitoraggio di dicembre, a carico dell’Agenzia. Fino alla conclusione dei lavori, il manuale che ogni PA doveva avere pubblicato entro giugno resta scritto sul testo del 2021 — lo stesso che AgID, da gennaio, considera da correggere.

Il pezzo che il manuale non dimostra

Manuale pubblicato e responsabile nominato rispondono a una domanda organizzativa: l’ente ha un sistema di conservazione, e qualcuno ne risponde. Non rispondono a una domanda diversa, che si pone documento per documento: per una fattura o un fascicolo versato in conservazione dieci anni fa, si può ancora dimostrare che è integro e leggibile? Le Linee guida scompongono quella prova in pezzi che stanno in sistemi diversi. Il produttore versa un pacchetto di versamento; il sistema di conservazione genera un rapporto di versamento, che le Linee guida descrivono come «contenente un riferimento temporale, specificato con riferimento al Tempo universale coordinato (UTC), e una o più impronte, calcolate sull’intero contenuto del pacchetto di versamento». Da lì nasce un pacchetto di archiviazione: le Linee guida ne descrivono «la preparazione, la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica - qualificata o avanzata - del responsabile della conservazione […] o con il sigillo elettronico - qualificato o avanzato – apposto dal conservatore esterno, nonché la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche della struttura dati indicate dallo standard UNI 11386». Tra i suoi compiti, il responsabile della conservazione «effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi» — due controlli in un decennio, non uno soltanto. Se il servizio è affidato a un conservatore esterno, la prova si sposta ancora, nel contratto che ne fissa i compiti e nel manuale del conservatore stesso, richiamato ma non incorporato in quello dell’ente. Nessuno di questi sistemi — l’archivio documentale, il portale del conservatore, il registro dei log — contiene da solo la risposta a una domanda sola: quali documenti sono davvero dentro un pacchetto validato, oggi, e non semplicemente archiviati da qualche parte in attesa di esserlo.

Vedi il servizio · Parlane con un tecnico

I due assi, applicati alla conservazione

Adempiere. La domanda «il manuale è pubblicato?» diventa, nel nostro impianto, una verifica pacchetto per pacchetto: quali documenti sono transitati per un rapporto di versamento firmato, quali pacchetti di archiviazione portano ancora una firma o un sigillo verificabile, quali sono stati controllati nell’ultimo quinquennio per integrità e leggibilità. Non un’attestazione una tantum, ma una mappa aggiornata su ogni oggetto conservato — verificata sul testo delle Linee guida in vigore in quel momento, anche quando, come oggi, quel testo è sotto revisione.

Decidere. Lo stesso impianto tiene insieme manuale di gestione, sistema di conservazione e log di accesso in un modello operativo unico, su cui agenti AI eseguono decisioni con un operatore al comando. Sempre on-premise, su macchine autonome senza integrazione profonda nella rete del cliente, oppure su cloud dedicato, con VPN dedicata e data center in Italia. È il metodo con cui costruiamo la piattaforma.

Sapreste indicare oggi, per un pacchetto versato in conservazione tre anni fa, chi lo ha firmato, quando è stato verificato l’ultima volta e se il conservatore a cui è affidato rispetta ancora le regole in vigore? Mezz’ora con un nostro esperto basta per la prima mappa.

Fonti