Amministratore di sistema dell’AI aziendale: il provvedimento del 2008 è ancora in vigore?

Uno scenario tipico, non il caso di un’azienda reale. Un’impresa installa un assistente AI dedicato: legge manuali tecnici, capitolati, contratti di fornitura, le buste paga del reparto qualità. Il server lo amministra chi l’ha messo in piedi — un tecnico interno, spesso un fornitore esterno — con un’unica utenza «admin» che in reparto IT conoscono tutti a memoria. Funziona, nessuno si lamenta, finché qualcuno chiede chi ha aperto cosa e quando. In molte imprese la risposta è che non lo sa nessuno con certezza, perché nessuno l’ha mai dovuto dimostrare.

La norma del 2008, con gli estremi

Il provvedimento generale del Garante del 27 novembre 2008 — «Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni delle funzioni di amministratore di sistema» (doc. web n. 1577499, G.U. n. 300 del 24 dicembre 2008), modificato il 25 giugno 2009 (doc. web n. 1626595) — prescrive cinque cose, tutte operative, non dichiarazioni di principio:

una valutazione preventiva delle «caratteristiche soggettive» di chi sarà designato — esperienza, capacità, affidabilità;
una designazione individuale, mai collettiva, con «l’elencazione analitica degli ambiti di operatività consentiti in base al profilo di autorizzazione assegnato»: l’amministratore accede a quello che gli serve, non a tutto;
un elenco aggiornato degli amministratori di sistema, con estremi identificativi e funzioni attribuite, reso noto o conoscibile ai lavoratori — tramite l’informativa, il disciplinare tecnico o una comunicazione interna — quando il trattamento riguarda i loro dati;
la registrazione degli accessi logici: completa, inalterabile, con integrità verificabile, riferimenti temporali e descrizione dell’evento, conservata per un «periodo non inferiore a sei mesi»;
una verifica dell’operato «con cadenza almeno annuale» da parte di titolari o responsabili.

La modifica del 2009 ha tolto un solo adempimento cartaceo — l’annotazione nel documento programmatico sulla sicurezza, poi abolito anche quello — e ha permesso di affidare conservazione e verifica al responsabile esterno per contratto. La sostanza delle cinque prescrizioni non è cambiata.

È l’obiezione più diffusa, e non è priva di fondamento: il provvedimento nasce sotto il vecchio Codice Privacy, non cita il GDPR, non conosce l’AI. Verificarla in radice significa leggere una norma sola, l’art. 22, comma 4, del D.lgs. 10 agosto 2018, n. 101: «A decorrere dal 25 maggio 2018, i provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali continuano ad applicarsi, in quanto compatibili con il suddetto regolamento e con le disposizioni del presente decreto.» Non è una conferma in bianco: è una sopravvivenza condizionata, da verificare voce per voce — ed è la ragione per cui in dottrina non c’è accordo. Da una parte chi scrive che l’incompatibilità con il GDPR sia «un falso problema»; dall’altra chi sostiene che pretendere ancora i nominativi degli amministratori sia oggi «un’inutile pratica». Nessuno dei due è il Garante.

La risposta che conta non sta in una FAQ ma in un provvedimento sanzionatorio. Il 16 gennaio 2025 (registro dei provvedimenti n. 11/2025, doc. web n. 10110241) l’Autorità ha multato Realmaps S.r.l. per 100.000 euro, e fra le violazioni contestate c’è proprio la gestione degli amministratori di sistema: gli «account generali utilizzati ed utilizzabili da operatori di sistema» — scrive il Garante — «si configurano, di fatto, come credenziali di tipo sistemistico condivise fra più utenti», con criticità «in ordine all’effettiva possibilità di ricondurre gli accessi al soggetto formalmente autorizzato al trattamento». Il trattamento risultava effettuato «in assenza di una formale “attribuzione di funzioni e compiti a soggetti designati”» ai sensi dell’art. 2-quaterdecies del Codice. E per motivarlo l’Autorità richiama «le misure previste dal provvedimento del Garante del 27 novembre 2008 relativo agli amministratori di sistema, da considerarsi ancora valido con valore di linea guida».

Ecco l’esito, con la precisione che comporta: non «in vigore» come corpo normativo autonomo con la forza originaria — quella cornice è stata riassorbita nell’accountability del GDPR — e non «decaduto». Valido con valore di linea guida, tenuto in vita dall’art. 22, comma 4, del D.lgs. 101/2018 e reso operativo oggi dall’art. 2-quaterdecies del Codice Privacy e dagli artt. 5, par. 2, 24 e 32 del GDPR, citati insieme nello stesso provvedimento. Quello che resta indefinito, e lo scriviamo perché è più utile di una certezza inventata, è quali singole prescrizioni del 2008 il Garante riterrebbe «compatibili» in un caso diverso da Realmaps. Il punto accertato, e accertato con un provvedimento sanzionatorio recente e non con la norma di diciotto anni fa, è la sostanza: designazione individuale, credenziali non condivise, accesso tracciabile.

L’amministratore di sistema non è una categoria del GDPR: il regolamento conosce il titolare e il responsabile del trattamento — art. 4, punto 8: «la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento» — e chiunque, sotto l’uno o l’altro, abbia accesso ai dati. L’art. 29 lo dice in una riga: chi agisce sotto l’autorità del titolare o del responsabile e ha accesso a dati personali «non può trattare tali dati se non è istruito in tal senso»; l’art. 32, par. 4 impone lo stesso obbligo a entrambi. L’art. 2-quaterdecies del Codice Privacy — introdotto proprio dal D.lgs. 101/2018, la riforma che pone anche la clausola di sopravvivenza — è la cerniera: consente al titolare di attribuire «specifici compiti e funzioni connessi al trattamento» a «persone fisiche, espressamente designate», con «le modalità più opportune» decise da lui. È la base giuridica su cui oggi si scrive quello che nel 2008 si chiamava designazione dell’amministratore di sistema: stesso obbligo sostanziale, fondamento aggiornato.

Quando chi amministra è un soggetto esterno — un fornitore IT, un centro servizi, un partner tecnologico — scatta anche l’art. 28 del GDPR: il titolare «ricorre unicamente a responsabili del trattamento che presentino garanzie sufficienti», con un contratto che fissa oggetto, durata, natura e finalità del trattamento, l’obbligo di trattare «soltanto su istruzione documentata del titolare» e le misure dell’art. 32; se quel responsabile esterno si appoggia a un sub-responsabile, gli stessi obblighi passano per contratto anche a lui (art. 28, par. 4). Non è un modulo da firmare una volta: è il documento dove si scrivono ambiti, log, verifica periodica e diritto di audit.

Un confine, per chi ha letto il pezzo di questa settimana sui log dell’assistente AI: il registro degli accessi dell’amministratore è, esso stesso, uno degli «strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza» di cui parla l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori — ne abbiamo già scritto a proposito del registro dei prompt. Qui la domanda viene prima ed è diversa: chi ha il diritto di aprire quel registro, con quale designazione scritta, e chi verifica che lo apra solo per i motivi per cui è stato acceso.

Cosa fare adesso

Sei cose, verificabili una per una. Un elenco scritto e aggiornato di chi amministra il sistema AI, con la valutazione delle caratteristiche soggettive e l’ambito esatto di ciascuno — una persona, non un ruolo generico. Credenziali individuali, mai un account «admin» condiviso: è esattamente il punto costato 100.000 euro a Realmaps. Il log degli accessi logici, conservato almeno sei mesi, completo e con integrità verificabile. Una verifica dell’operato almeno annuale, verbalizzata — non la sola attivazione del logging. Se l’amministratore è esterno, il contratto ex art. 28 con le clausole viste sopra, non le garanzie a voce del fornitore. Se il trattamento riguarda dati dei lavoratori, l’identità dell’amministratore resa nota o conoscibile nell’informativa: è lo stesso principio che regge la protezione del segreto industriale — le misure contano se si possono esibire, non se si dichiarano.

Come lo risolviamo noi

Lo diciamo in home in modo esplicito: le macchine on-premise restano autonome, non vanno integrate in profondità nella rete del cliente, e la gestione la teniamo insieme a lui — perché quasi nessuna impresa, e nemmeno la sanità o la difesa, ha già in casa chi amministra modelli AI. È precisamente il caso in cui la figura dell’amministratore di sistema va nominata, delimitata e tracciata per iscritto, non lasciata a un’utenza condivisa fra chi risponde al telefono quel giorno.

Per questo lavoriamo in due modalità, sempre entrambe disponibili. On-premise, nell’ambiente del cliente: il suo referente IT e il nostro tecnico sono designati singolarmente, con ambiti distinti e scritti — noi non abbiamo accesso oltre la manutenzione per cui siamo stati nominati. Cloud dedicato CSIDIA — ambiente riservato al singolo cliente, accesso via VPN dedicata, data center residente in Italia, locali che presidiamo direttamente: qui l’amministratore dell’infrastruttura siamo noi per costruzione, e il contratto ex art. 28, il registro degli accessi e la verifica periodica non sono un optional, sono il perimetro stesso che vendiamo. In entrambi i casi la designazione si firma prima di accendere il sistema, non si ricostruisce dopo un incidente.

Sapete oggi chi ha le credenziali di amministrazione del vostro sistema AI, con quale designazione scritta e quale registro degli accessi? Mezz’ora con un nostro esperto basta per la prima mappa.

La norma del 2008, con gli estremi

La trappola: «il GDPR l’ha superato»

Chi è, per il GDPR, la persona che amministra il sistema

Cosa fare adesso

Come lo risolviamo noi

Fonti