Che cosa chiedere a un fornitore di AI prima di affidargli i documenti aziendali? Cinque domande

Se qualcuno vi ha proposto un’intelligenza artificiale per i documenti dell’azienda, un assistente per l’ufficio tecnico o la lettura automatica degli ordini, preparate le domande prima della dimostrazione. La dimostrazione mostra che cosa sa fare il sistema su documenti scelti dal fornitore; le domande dicono che cosa succederà ai vostri. Sono cinque, e valgono per chiunque, anche per noi.

1. Dove gira il modello, e chi altro vede i documenti?

La risposta giusta ha dei nomi: macchine, società, paesi. Spesso chi vi vende il servizio non fa girare il modello: lo prende da altri, su un cloud di altri. Se nei documenti ci sono dati personali, il fornitore che li tratta per conto vostro «non ricorre a un altro responsabile senza previa autorizzazione scritta, specifica o generale», e con un’autorizzazione generale deve avvisarvi delle aggiunte e delle sostituzioni, così che possiate opporvi (GDPR, art. 28, paragrafo 2). Per i servizi in cloud, il Data Act, il regolamento europeo sui dati, chiede al fornitore di pubblicare sul suo sito «la giurisdizione cui è soggetta l’infrastruttura TIC», cioè le macchine e le reti, di ciascun servizio (art. 28).

Chiedete l’elenco degli altri fornitori coinvolti, che cosa fa ciascuno e dove. Nel cloud non è una risposta.

2. Quale modello, in quale versione, e chi decide quando cambia?

Nei grandi servizi la versione la decide il fornitore, e la cambia: Microsoft scrive che i modelli di Copilot vengono aggiornati e migliorati regolarmente (ne abbiamo parlato in Copilot e Gemini sui documenti aziendali). Per un lavoro che deve dare sempre lo stesso risultato, come estrarre gli stessi campi dagli stessi moduli, un modello nuovo è un processo nuovo.

Chiedete nome e versione del modello, con quanto preavviso cambia e se potete provare la versione nuova sui vostri documenti prima. Con un modello a pesi aperti su una macchina che controllate, la risposta può essere: quando lo decidete voi.

3. Su che cosa l’avete misurato?

Le classifiche dei produttori misurano compiti generici; a voi interessa il vostro. Un modello a pesi aperti, addestrato o rifinito sul vostro lavoro, su quel lavoro fa meglio dei grandi modelli generalisti: le misure pubblicate lo sostengono, come abbiamo scritto in un modello piccolo può battere i grandi modelli?. Ma vale su quel compito, non in tutto, e va dimostrato sul vostro.

Chiedete una prova su un pacco di vostri documenti con le risposte giuste già note, i numeri e gli errori uno per uno. E chiedete quali modelli sono stati provati e scartati, e perché.

4. Se il modello impara dai nostri documenti, di chi è quello che impara?

È la domanda più facile da dimenticare, e conta quando il sistema viene addestrato o rifinito sui vostri dati. Il vostro sapere è il vostro vantaggio: non deve diventare materiale di addestramento per l’AI di altri. Fatevi scrivere se i vostri documenti addestrano modelli usati anche da altri clienti, se il modello rifinito sui vostri dati vi viene consegnato, cioè il file dei pesi, e che cosa succede a quel file quando il contratto finisce. Sono anche misure da poter dimostrare se un giorno dovrete difendere quei dati come segreto commerciale.

5. Come si esce, e che cosa vi portate via?

Il contratto sui dati deve prevedere che, finito il servizio, il fornitore, «su scelta del titolare del trattamento», cancelli o restituisca i dati personali e ne cancelli le copie, salvo obblighi di legge di conservarli (GDPR, art. 28, paragrafo 3, lettera g). Per i servizi in cloud, il contratto deve già oggi prevedere un preavviso per passare a un altro fornitore o a un’infrastruttura vostra «non superiore a due mesi», e di regola un periodo transitorio di 30 giorni al massimo (Data Act, art. 25). Dal 12 gennaio 2027 il fornitore non potrà più chiedere tariffe per il passaggio (art. 29), salvo per i servizi fatti in gran parte su misura per un solo cliente e non venduti a catalogo (art. 31). Il quadro è in Data Act: i dati delle vostre macchine.

Attenzione però a che cosa vi portate via. I dati esportabili sono i dati di ingresso e di uscita del servizio, metadati compresi, «a esclusione di risorse o dati protetti da diritti di proprietà intellettuale, o che costituiscono segreti commerciali» del fornitore o di terzi (art. 2, punto 38). Un modello che il fornitore ha rifinito sui vostri documenti può quindi restare suo, se il contratto non dice altro. Se lo volete, scrivetelo prima.

Le nostre risposte

Dove. I manuali tecnici che i clienti ci affidano li legge solo l’AI che gira sulle nostre macchine, mai un modello in cloud: è una regola scritta, in vigore al 20 ottobre 2026. Per altri lavori usiamo anche modelli in cloud: queste note, per esempio, le scriviamo con l’aiuto dell’AI su fonti pubbliche.
Versione. Il modello grande con cui leggiamo e analizziamo documenti è Qwen3.8-Flash-Next, a pesi aperti, nella versione compressa preparata da Inferact; dal 14 ottobre 2026 la stessa revisione gira anche su una nostra workstation con due schede NVIDIA RTX PRO 6000.
Misure. Dal 17 ottobre 2026 teniamo un registro dei modelli per i nostri progetti di AI, cinque registri al 20 ottobre: per ogni modello che cosa fa, dove gira, con quale licenza, le prove con i numeri e il perché della scelta. Nel registro della lettura dei documenti, al 20 ottobre, 8 modelli su 18 sono scartati, e restano scritti.

Le altre due fatecele: la risposta giusta sta nel contratto.

Prima della prossima dimostrazione

Mandate le cinque domande prima dell’incontro, e chiedete le risposte per iscritto.
Preparate un pacco di documenti di prova, con le risposte giuste segnate da voi, uguale per tutti.
Leggete il contratto sui dati e le clausole di uscita prima del preventivo.

Se state valutando un’offerta e volete un secondo parere sulle risposte, il passo è uno: scriveteci che cosa vi hanno proposto e su quali documenti.

Scritto con l’aiuto dell’AI e verificato da CSIDIA.