Il fascicolo dell’ex dipendente: il GDPR non fissa un termine di conservazione, le altre norme sì

Uno scenario tipico, non un caso reale. Cinque anni dopo le dimissioni di un tecnico di produzione, l’ufficio legale di un’impresa manifatturiera chiede se si può finalmente cancellare il suo fascicolo. La risposta arriva a pezzi, da uffici diversi. Il gestionale paghe dice che il termine fiscale potrebbe non essere ancora scaduto, ma nessuno in azienda sa calcolarlo con certezza. Il medico competente risponde che l’originale della cartella sanitaria va tenuto per un periodo che la legge fissa, senza però dire da quando comincia a contare. Il sistema documentale HR non ha una regola scritta, solo una prassi mai confrontata con una norma. E il GDPR, la legge che tutti citano per prima, non fissa nessun termine affatto — lo abbiamo controllato articolo per articolo.

L’articolo 5, lettera e): un principio, non un numero

Il Regolamento (UE) 2016/679 elenca i principi del trattamento all’art. 5, paragrafo 1. La lettera e) impone che i dati personali siano «conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati» — principio che il testo stesso chiama, fra parentesi, «limitazione della conservazione». Non c’è un numero da cercare in questo articolo, nessun cinque anni o dieci anni: il termine dipende dalla finalità, e la finalità non è la stessa per ogni pezzo dello stesso fascicolo. La busta paga serve a un fine, la cartella sanitaria a un altro, la valutazione disciplinare a un terzo ancora: l’art. 5 chiede di rifare il calcolo per ciascuno, non offre una tabella. È un principio di metodo. Il numero, dove esiste, lo scrive altrove la legge italiana — pezzo per pezzo, non come commento ma come norma a sé.

Dove il termine è scritto, con un numero: la cartella sanitaria

Il D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81, art. 25, comma 1, lettera e), stabilisce che il medico competente «consegna al lavoratore, alla cessazione del rapporto di lavoro, copia della cartella sanitaria e di rischio», e soprattutto che «l’originale della cartella sanitaria e di rischio va conservata, […] da parte del datore di lavoro, per almeno dieci anni, salvo il diverso termine previsto da altre disposizioni del presente decreto». Un numero scritto, non dedotto: dieci anni, minimo. Ma la stessa frase tace su un punto che conta quanto il numero — da quando cominciano a contare i dieci anni. Il testo lega la consegna della copia al lavoratore alla cessazione del rapporto, ma non ripete «dalla cessazione» accanto all’obbligo di conservare l’originale. Non lo colmiamo con un’interpretazione nostra: lo segnaliamo come silenzio, verificato sul testo in vigore, non su un riassunto.

Dove il termine dipende da un evento, non da una data fissa

Il D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600, art. 22, sulle scritture contabili — che comprendono le buste paga imputate a costo — dice una cosa ancora diversa: vanno «conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta anche oltre il termine stabilito dall’articolo 2220 del codice civile». Non una data: un evento, la chiusura dell’accertamento fiscale su quell’anno. E quell’accertamento, quando chiude? Lo dice l’art. 43 dello stesso decreto: gli avvisi «devono essere notificati, a pena di decadenza, entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione» — il settimo anno se la dichiarazione è stata omessa. Un esempio, per fissare il calcolo, non un caso reale: le buste paga del 2020 rientrano nella dichiarazione dei redditi d’impresa presentata nel 2021; il termine ordinario di accertamento chiude il 31 dicembre del quinto anno successivo alla presentazione, cioè il 31 dicembre 2026 — proprio i mesi in cui scriviamo. Un documento del 2020 può restare obbligatorio fino a oggi, per una ragione che non ha nulla a che fare col GDPR e tutto col fisco. E l’art. 2220 del codice civile, richiamato lì come termine di raffronto, ne aggiunge un terzo: «Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione». Dieci anni un’altra volta, ma contati da un momento che non coincide con nessuno degli altri: non la cessazione del rapporto, non la dichiarazione dei redditi — l’ultima registrazione contabile.

Dove il termine si perde in un rinvio

Il D.L. 25 giugno 2008, n. 112, art. 39, istituisce il libro unico del lavoro — nome, codice fiscale, retribuzione, presenze di ogni lavoratore, mese per mese. Il comma 4 non fissa un termine di conservazione: lo demanda. «Il Ministro del lavoro […] stabilisce, con decreto […], le modalità e tempi di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro.» Il numero, se esiste, sta in un decreto ministeriale attuativo che non abbiamo verificato sulla fonte primaria: la legge madre rinvia, e la nostra verifica si ferma dove il rinvio ci ha portato, senza un testo da controllare a nostra volta. È lo stesso schema di sempre — un pezzo del fascicolo, una norma diversa, un termine da cercare altrove — spinto un livello più in profondità di quanto siamo riusciti a seguire in questa occasione.

Il dato che nessun sistema aziendale contiene per intero

Quattro fonti, quattro logiche di calcolo diverse: nessun termine fisso nel GDPR, un evento fiscale che si sposta di anno in anno nel DPR 600/1973, un numero secco ma senza il suo punto di partenza dichiarato nel D.Lgs. 81/2008, un rinvio a un testo che non abbiamo in mano nel D.L. 112/2008. Il gestionale delle paghe, quando sa farlo, calcola il termine fiscale — ma non conosce la cartella sanitaria, che sta con il medico competente o l’RSPP. Il sistema documentale HR applica, quando lo applica, una prassi interna mai confrontata con l’art. 25 del D.Lgs. 81/2008. E chi amministra i sistemi informatici dell’azienda risponde a un obbligo di conservazione completamente diverso e più corto — sei mesi per i log di accesso, non dieci anni per un documento sanitario. Nessuno di questi sistemi contiene la mappa intera: quale documento, quale norma, quale termine, quale evento fa scattare il conteggio. È il dato che manca — non un dato che l’azienda ha e non trova, un dato che nessuno ha mai messo insieme in un solo posto.

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Quello che non sappiamo

Non facciamo consulenza legale. Non abbiamo verificato il decreto ministeriale attuativo dell’art. 39, comma 4, del D.L. 112/2008 sulla conservazione del libro unico del lavoro: la legge madre rinvia, e il decreto non lo abbiamo letto. La stessa lettera e) dell’art. 25 del D.Lgs. 81/2008 apre la porta a un termine diverso dai dieci anni «previsto da altre disposizioni del presente decreto»: non abbiamo controllato se e dove il decreto lo fissi altrove. Il diritto di accesso del lavoratore al proprio fascicolo — chi può vederlo, non per quanto tempo lo si tiene — è un tema distinto, che abbiamo già trattato a parte.

I due assi, applicati alla conservazione

Adempiere. La domanda «si può cancellare?» diventa, nel nostro impianto, una mappa documento per documento: per ciascun pezzo del fascicolo — paghe, cartella sanitaria, disciplinare, log di accesso — quale norma fissa il termine, quale evento lo fa partire, quale sistema lo custodisce oggi. Non un’unica scadenza per l’intero fascicolo: tante quante sono le fonti che lo governano, verificate una per una sul testo in vigore.

Decidere. Lo stesso impianto tiene insieme paghe, sicurezza e documentale in un modello operativo unico, su cui agenti AI eseguono decisioni con un operatore al comando. Sempre on-premise, su macchine autonome senza integrazione profonda nella rete del cliente, oppure su cloud dedicato, con VPN dedicata e data center in Italia. È il metodo con cui costruiamo la piattaforma.

Sapreste dire oggi, per un dipendente uscito cinque anni fa, quale pezzo del suo fascicolo andrebbe già cancellato e quale va ancora tenuto — e su quale norma si basa ciascuna delle due risposte? Mezz’ora con un nostro esperto basta per la prima mappa.